Cena informacijskega sistema

Pozdravljeni, sicer ne vem če sem v pravilni temi ampak bom vseeno vprašal.

Zanima me naslednje. Okvirna ali bolje rečeno zelo ohlapna cena celotnega sistema od strežnika ter pripadajoče periferije, do programa za vodenje prejetih ter izdanih računov ter arhiviranje le teh v recimo pdf obliki.

Torej nekako takole: ker je potrebno vsak prejeti ter izdani račun po zakonu hraniti vsaj 10 let (davčni zavezanci), se vsepovsod v podjetjih račune večinoma fizično fasciklira.
Ker to čez čas zavzame veliko prostora sem razmišljal da bi bilo možno račune imeti shranjene tudi v ne-fizični obliki, edini pogoj je da je račun viden kot je bil v originalnem stanju - torej recimo zaščitena pdf datoteka ali kakšen drug format (poskeniran original račun), da se onemogoči ponarejanje.
Nato bi uporabnik namesto pretikanja ter iskanja po treh ali več omarah enostavno v programu vtipkal vneseno številko računa, šifro stranke ali kaj podobnega, izpisala pa bi se mu celotna knjižba, če pa bi hotel bi imel tudi vpogled v račun kot je bil originalno izdan.

Bi kaj takega sploh bilo izvedljivo in kakšna bi bila potemtakem cena...

Za kakršnekoli nasvete bi bil hvaležen,
L.P.

Eh... če želiš imeti verodostojno shranjene račune, se moraš spraviti na nivo kakšnega Arhiva RS, oziroma njihovega pravilnika na to temo. Za občutek si lahko prebereš zadnjo verzijo kontrolnega seznama (pozor: MS Word format dokumenta).

Dejansko je ekonomsko upravičljivo, da za takšne potrebe izkoristiš že obstoječe servise, ki jih je Arhiv Slovenije že akerditiral za hranjenje digitalnega arhiva dokumentov. Še posebej, če imaš relativno majhno število poslovnih dogodkov, za katere moraš hraniti dokumentacijo za potrebe različnih inšpekcij.

Po mojem vedenju sta ustrezni akreditaciji do sedaj dobila Pošta in Avtenta. Osebno bi nekoliko bolj zaupal Pošti, ker ima storitev že dlje časa operativno (akreditacija je bila samo pika na i), cenik je (na prošnjo) že na voljo, pri njih pa se za primer izgube shranjenih podatkov dobi tudi odškodnino, glede na povzročeno škodo.

Bistvena lastnost takšnega akreditiranega arhiva pa je, da je tako shranjenem gradivu že na podlagi zakona priznana avtentičnost (v primeru spora je ni potrebno dokazovati podjetju, temveč jo mora nasprotna stran zbijati).

Pa preden bo kdo rekel zakaj toliko komplicirati in da je to brez veze: postavite svojo firmo s svojim denarjem, potem pa prepričujte inšpektorje in uporabljajte digitalne dokaze na sodiščih. Obstaja poceni način, ki lahko ob najmanjši napaki v brezno potegne celo firmo, in obstaja pravilen način, ki je tudi lahko cenejši od papirnatega arhiva, če se ga lotiš z nekaj razmisleka.