Kako sledite zadolžitvam/taskom v službi/kjerkoli

Da nebom vedno samo bedarije spraševal po forumih...

Zanima me kako sledite zadolžitvam (taskom) v službi oz. kjerkoli že?

Sam sem v službi kjer je teh zadolžitev res malo morje. Tudi, če si narediš nek plan kdaj boš kakšno stvar naredil se vedno najde nekaj, kar pade vmes in ti podre cel plan. Poleg tega skos prihajajo novi maili in se res hitro naredi, da kak mail spregledaš oz. ga celo pogledaš, prebereš pa pozabiš,da sploh obstaja in potem je seveda sranje, ko moraš delati za nazaj, zraven hiteti, ker se mudi...Is a mess.

Trenutno si stvari zapisujem v zvezek, kar spet ni najbolj idealna rešitev, ker recimo zafilaš stran, greš na novo stran (obrneš list) pa se ti spet stvari lahko izgubijo. Pozabiš zvezek doma/v službi/na terenu...ni lih najboljša rešitev.

A ma kdo kak pameten sistem kako tem stvarem sledi in bi mi ga lahko zaupu? Mogoče tudi kakšna aplikacija v katero se da taske na hitr dodajat in jih maš potem recimo tud na telefonu al pa kaj podobnega...

Hvala.

Žal ni nekega sistema, ki bi bil univerzalen.

Odvisno, kakšni so ti taski, koliko jih je, kako hitro jih "pucaš" itd.

Bom samo zapisal svoje razmšljanje.

Kot je zgoraj odgovorjeno, je nujno imeti sistem za vodenje taskov, ampak to je iz business strani; iz osebne strani ti pa tvojega problema to še ne reši. Tam sicer vidiš, kaj je treba narediti in kaj je narejeno, kako se boš pa taskov lotil, je pa drugo.

"to-do" aplikacij je na tisoče, ampak večina jih ima isti problem: če se taski hitro filajo, potem jih je preveč, je vse rdeče, in postane precej neuporabno.

Meni se za dnevno planiranje obnese zvezek, v katerega zapišem taske, ki jih lahko naredim danes. Jih razbijem na čim manjše dele, da se jih sigurno da narediti v enem dnevu. Taske, ki jih ne naredim danes, prepišem v naslednji dan! Če ostanejo zadaj, se hitro pozabijo. To prepisovanje je dodatna vzpodbuda, da nekaj narediš. Prečrtovanje narejenih taskov sprosti nekaj endorfinov.

Se mi zdi kul sistem za dnevno planiranje, ne omogoča pa sledenja. Lahko sicer hitro prelistam nazaj in vidim, česa še nisem prečrtal, ampak ni celotnega pregleda.

Glede mailov poznam nekaj ljudi, ki prakticirajo "clean inbox", ki je kar zanimiv koncept - v Inboxu imaš samo maile, na katere moraš TI reagirati oz. nekaj narediti. Vse ostalo premakneš v druge mape, kar ostane v inboxu, je tvoj "to do".

darkolord je 26. maj 2022 ob 15:24 izjavil:

Meni se za dnevno planiranje obnese zvezek, v katerega zapišem taske, ki jih lahko naredim danes. Jih razbijem na čim manjše dele, da se jih sigurno da narediti v enem dnevu. Taske, ki jih ne naredim danes, prepišem v naslednji dan! Če ostanejo zadaj, se hitro pozabijo. To prepisovanje je dodatna vzpodbuda, da nekaj narediš. Prečrtovanje narejenih taskov sprosti nekaj endorfinov.

Jaz uporabljam podoben sistem, samo da listke - enake velikosti in jih potem s sponkami spenjam skupaj, tisto kar spada skupaj. Pomembno mi je da lahko listek vržem stran in da jih lahko dodajam, ne da bi se podrla struktura - tu mi zvezki odpadejo.

darkolord je 26. maj 2022 ob 15:24 izjavil:

Glede mailov poznam nekaj ljudi, ki prakticirajo "clean inbox", ki je kar zanimiv koncept - v Inboxu imaš samo maile, na katere moraš TI reagirati oz. nekaj narediti. Vse ostalo premakneš v druge mape, kar ostane v inboxu, je tvoj "to do".

To tudi prakticiram - mislim da je pravilno zero inbox. Kar ti ostane not, moraš nekaj narediti s tem.

Zaenkrat shajam, ticket in wiki sistem mamo pa ni dober za vse, bolj za sodelovanje z zunanjimi, ker je lepši pregled.

kanban - ta je offline v brskalniku, malo morje rešitev "v oblaku"

Pri meni relativno lepo izhajam s tole matrico:


https://weekplan.net/academy/weekly-pla...

https://vimwiki.github.io/

V sluzbi imamo gmail, tako da uporabljam googlove taske. Ce je mail, na katerega moram odreagirat, ga oznacim kot to-do. Potem se mi pojavi v pane-u na desni strani brskalnika.

Sem poskusal razne trello-te, pa ostale resitve. Meni se zdi tezava, da ce je vec kot "5 sekund" dela, da stvar zabelezis, tega preprosto ne naredim.

Če je slaba organizacija in vržeš samo več ljudi v problem, bo organizacija isto slaba.

Namesto da bo taske pozabljal en, jih bosta pozabljala dva.

Za stvari, ki ne zahtevajo sodelovanja z drugimi: Taskwarrior in Timewarrior.

Nič klikanja

Ena zanimiva možnost je tudi uporaba OneNote-a, kjer si lahko posamezne alineje v zapiskih označiš kor "zadolžitev". Potem pa ti možnost "poišči oznake" vse take alineje v obliki to-do seznama izpiše na desni strani.

Lonsarg je 27. maj 2022 ob 08:36 izjavil:

Naceloma se stevilo zahtevkov takoj zmanjsa in optimizira samo od sebe ce uvedes sistem kjer vsi vidijo vse/vecina zahtevkov in ni vec emailov. Namrec folku je pol nerodno kake brezvezne stvari pisat in se tudi malo bolj potrudijo lepse pisat zahtevke ce gre v uraden sistem namesto na email. Torej tudi odgovori in vse more it preko tega sistema, meni je prav osvezujoce ko email ne rabim vec kot to-do uporabljat.

Ampak tak sistem uvest zahteva en ornh skupni push, ne more to posameznik. Pa zbrati je seveda treba ustrezno stvar in tut pravilno se lotit, to pac velja za vse organizacijske stvari.

Uvajati enotni sistem je zelo velik organizacijski zalogaj... In večina (IT) managerjev si predstavlja, da če pride komanda da se opusti raznorazne zvezke in Dropboxe, da potem kar čudežno uspe, pa temu ni tako.

Bolje je, da se prilagodi uporabnikom in se čim več seli v nek sistem, malenkosti pa naj uporabniki urejajo po svoje, kakor želijo. Že popis ur, na čem je nekdo delal je cela znanost. In noben sistem ni dober za vse, zato jih je pa toliko. Timetracking je en tak lep primer, splošen ni dober za nikogar, razen za tistega, ki ga je spisal.