Katero rešitev/arhitekturo uporabiti za digitalizacijo poslovnih procesov

Rabil bi malce pomoči oz. vsaj usmeritve v pravo smer glede izbire najbolj primerne platforme za digitalizacijo poslovnih procesov v podjetju oz. deljenje izkušenj, če ste se kdaj lotili česa takšnega.

Govorimo o podjetju s 400+ zaposlenimi, kjer stvari potekajo v večji meri še "ročno", čeprav obstaja infrastruktura, ki bi omogočila optimizacijo procesov v podjetju (pač, postopek digitalizacije/informatizacije). Le znanja ni (ni kadrov, ker pač ni primerne finančne stimulacije za takšne ljudi).

Ne iščem "out-of-the box" rešitve, ker imam občutek, da je ne bom našel oz. bo terjala preveč prilagajanja/novega znanja/bo prevelika razpršenost orodij, tako da bolj ciljam na razvoj lastne rešitve.

Aplikacija naj bi v grobem omogočala:

- vodenje evidenc (govorimo o izredno veliki količini podatkov/različnih evidenc, ki niso/so bolj ali manj povezane med sabo);
- izvajanje procesov/postopkov (oddajanje raznih vlog/vodenje postopkov, s sistemom obveščanja - pač, workflow bi rekli);
- integracijo z ostalimi obstoječimi aplikacijami/orodji v čim večji možni meri (različne rešitve na različnih platformah, kot npr. AD);
- zbiranje in posredovanje vsebin (ankete, izvedba izobraževanj, wikiji, ipd.);
- fleksibilen uporabniški web vmesnik;
- možnost nadgradenj/dodatnih modulov brez večjih posegov/stroškov.

Ker nisem vešč tega področja/ga še preučujem, lahko samo približno povem kako je zamišljena zadeva. Sam si to nekako poenostavljeno predstavljam kot nek server, na katerem teče nek spletni strežnik (recimo Apache), v ozadju neka baza (SQL, Oracle), ter en kup drugih servisov, ki skrbijo za to, da tečejo vse integracije, spletni vmesnik, zbirke podatkov, ipd.

Se pravi ERP + dms + crm v enem pa razvoj iz nule?
Pa si ziher da nebi razvil še Oracle in Apache na svoje?

Tudi stvari iz nule so frankensoft. Ker končnega produkta ne znaš predvideti. Poišče se kaj podobnega obsega in funkcionalnosti. Potem veš vsaj okvirno ceno.
Sicer pa ko se zakoplješ v obstoječe baze in fascikle začnejo ven leteti okostnjaki, mrtvi rokavi, ... Določene baze so nestrukturirane do praktične neuporabnosti. SQL in Apache sta še najmanjši problem. Prebekslat procese in na to navaditi uporabnike pa dosti večji.

SharePoint je samo CMS. V osnovi portal.

@Keyser Soze, najprej potrebuješ načrt. Kar trenutno imaš ter kar bi rad na koncu imel: posamezne module in aplikacije ter povezave med njimi, mesta kjer se hranijo posamezni podatki, ... Ko imaš načrt, začni iskati rešitve. Nekatere zadeve so zelo splošne in jih je enostavneje kupiti in integrirati, spet druge bodo tako specifične, da jih boste razvijali sami. Vsekakor pa ne rini v to, če nimaš za sabo softwerskega oddelka! Če boš dajal namenske rešitve razvijati zunanjim firmam, te bodo kmalu imeli v primežu in boš plačeval velike vsote za najmanjšo nadgradnjo. Če si one man band, boš hitreje dobival nove zahteve, kakor boš reševal sprotne. Procesi so namreč živi in se ves čas spreminjajo, prilagajati jim je potrebno tudi SW.
Izbira tehnologije (lahko jih je več) pride na vrsto šele, ko imaš načrt in arhitekturo. To dvoje je tudi najzahtevnejše, a je bistveno: potrebuješ big picture končnega stanja, ki ga boš postopoma izpolnjeval, kakor puzzle.

Prvenstveno bi bil to samo support odločanju/vodenju postopkov in zbir evidenc - da se stvari ne podvajajo, da se procesi ne forkajo za brezveze, da imajo ljudje lažji pregled nad potekom zadev/manjši manever za napake. S tem se reši 75% težave, vse ostale funkcionalnosti so bonus.

To je pač najtežji del. Ko dobiš kup dokumentov dostikrat z enakim sklicom. Ko gre za majhno število se stvar pogleda in poklika, od neke količine naprej pa to ne gre več. In po taki nestrukturirani bazi se ne da delati kakih analiz. Proces je treba prebekslat.

Zimonem je 16. sep 2020 ob 13:57 izjavil:

To je pač najtežji del. Ko dobiš kup dokumentov dostikrat z enakim sklicom. Ko gre za majhno število se stvar pogleda in poklika, od neke količine naprej pa to ne gre več. In po taki nestrukturirani bazi se ne da delati kakih analiz. Proces je treba prebekslat.

Žal ne razumem kaj hočeš s tem povedat? Kup dokumentov z istim sklicem? Kaj je mišljeno s sklicem (obvestilo uporabniku)?
Proces bo seveda treba do določne mere prilagodit oz. optimizirat. Problem je, da so sedaj procesi sicer opredeljeni, ampak se pri izvedbi tega ne upošteva oz. prihaja do odklonov, ki procese podaljšajo, zapletejo, vnesejo napake, ipd.

Opišem en klasičen, preprost proces, ki je stalnica v vsaki firmi (zelo na preprosto opisano) in ki ga lahko res implementiraš v že obstoječih rešitvah.

Nova zaposlitev:
1. Imaš potrebo po novem kadru (postopek in deležniki v tem delu so jasni so predpisani/jasno definirani - govorimo o zakonodaji in internih aktih)

- oddaja vloge s točno določeno vsebino
- vlogo prejmejo točno določene osebe
- vlogo se obravnava po točno določenem procesu
- vloga se zavrne - obvestila deležnikom / v arhiv
- če se vloga odobri, gre v sistemu dalje določenim deležnikom
- se skladno z vrsto zaposlitve opredelijo naloge in delegacija teh za izvedbo zaposlitve - obvestila deležnikom
- izvedejo se naloge po točno določenih fazah - možnost spremljanja poteka postopka/kasnejše revizije
- ko se postopki izvajajo se polnijo s podatki, ki so potrebni v kasnejših fazah, še določene baze podatkov
- ko se izvedejo vsi postopki, ki so predhodno nujni ali opcijski se realizira zaposlitev - en kup podatkov, ki so sedaj razpršeni na 100 koncev je na enem mestu, kar olajša že odvit proces in tudi še prihajajočega oz. v veliki meri odpravi možnost kupa napak, vsi deležniki so bili ustrezno obveščeni, postopek se lahko revidira
- ...

Govorimo o sistemu, ki je definiran v nulo - pravila so jasna, obhodi so mogoči, samo niso dovoljeni. Tako da nekih mahinacij v smislu obračanja sistema na glavo ne more bit. Ni pogojev.

@Lonsarg
V tem smislu, da se lažje zorientiram v prostoru/času in si malce preberem o zadevah, ki si jih predlagal. Kako naj jaz predlagam neko rešitev (koncept te rešitve), če je ne razumem v njeni bazi? Kako se lahko usklajujem z izvajalcem, če vsaj približno ne vem kaj lahko od njega pričakujem, kaj mi bo ponudil, kaj mi skuša prodat?

Vsega ne morem znat, to vem, lahko pa dodobra preigram možne scenarije in potem peljem zadevo naprej v smeri "najboljše" rešitve.

Keyser Soze, s Frankensteinom ni nič narobe, saj boš v praksi zelo težko dobil / naredil sistem, ki ti bo pokrival vse procese podjetja. Večje kot je podjetje, večja je običajno tudi kompleksnost. Sam menim, da je vseeno bolje skupaj integrirati več različnih sistemov, kakor podvajati podatke in funkcionalnosti. Posamezni podatki (npr. kadrovska evidenca) naj imajo en vir in zanje naj bo zadolžen en oddelek ali oseba. Če podatki "niso od nikogar", se bo z njimi tudi tako ravnalo. V praksi opažam, da se podatki vse prevečkrat vodijo razpršeno ali podvojeno, kar povzroča nepotrebno zmedo in delo.
Sam sem v podobni situaciji, kakor ti, le nekaj korakov pred tabo in z malenkost večjo kompleksnostjo. Lastne rešitve pri nas so plod različnih ekip in oddelkov, zato so tudi podporne tehnologije različne. Ampak še enkrat: zelo pomembno je, da imaš pred seboj "big picture" in da točno veš, kakšen je tvoj cilj.
Praviš, da imate procese že optimizirane. To je OK! Mi smo spotoma izvajali še optimizacijo procesov, saj smo imeli določene faze in opravila samo še zaradi tega, ker se je to zahtevalo pred 20 ali več leti. Optimizacija se meni zdi najzahtevnejša, saj imaš opraviti z ljudmi in "njihovimi" procesi, v katere se mešaš. Ljudje pa so običajno nenaklonjeni kakršnim koli spremembam.

Keyser... na hitro par stavkov, ker me čas preganje: to po čemer ti sprašiješ se imenuje Business Process Management (BPM) oz. po čemer ti sprašuješ BPA (Automation). Za to imaš kup rešitev, vendar naj te opozorim, da je pri takih projektih tehnika precej na koncu in včasih še najmanj pomembna. Pritrjujem kar je napisal že @sammy73

S procesi se ukvarjam skoraj 20 let oz. zadnjih 10 let tudi poklicno (predvsem implementacija v IT) in ti lahko povem, da je v svetu kup nasedlih projektov (podobnih kot tvojih), ker so se lotevali reševanja preko tehnike. Raziskava BPM Institute izpred nekaj let kaže na samo 32% uspešnost implementacij. Tudi v SLO jih je malo morje in zato ima BPM precej slabo konotacijo.

Projekt se prične s kvalitetnim popisom obstoječih procesov in bolečin tako vodstva, kot lastnikov procesov in nenazadnje in tudi ne zanemarljivo bolečin samih uporabnikov.


Platform, ki omogočajo obvladovanje procesov je kar precej. Od rešitev, ki skrbijo za obvladovanje procesov, kot rešitev, ki omogočajo tehnično obvladovanje (BPM solution). BPM suite so orodja, ki omogočajo integracijo različnih IT sistemov (ERP, DMS, CRM, CMS...) in nadzor nad tokom informacij in izvajanjem nalog. Obenem pa omogočajo obvladovanje celotnega cikla procesov (design, modeling, execution, monitoring, and optimization).

BPM/A suite:
- Bonita
- Webcon
- Ultimus
- IBM BPM
- Bizagi
- K2
- Oracle BPOM
- Microsoft Power platforma (SP + Flow + Poewr apps) - razvoj MSja gre v pravo smer!

Malo morje jih je. Ampak to je samo kladivo s katerim zabiješ žebelj!!!!

Pristop s 'frankensteinom' je ZELO narobe! In je zelo slovenceljski... beri mi smo tako posebni, da ni rešitve/platforme, ki pokrije naše potrebe. V takem primeu bi se jaz raje vprašal, če je z našim poslovanjem vse v redu. Evo še stavki direktorja ene v svetu najuspešnejših slovenskih firm, ko smo se pred nekaj leti pogovarjali o rešitvi: Če ni platforma nas ne zanima!Kdo pa pravi, da ste vi najboljši oz. ne bo juti boljšegha na trgu? Supplier lockdown!

Obenem pa opozorilo. Vsak poseg v procese, tudi avtomatizacija, ker hočeš/nočeš spremeni potek oz. način dela, prinese kup izzivov oz. konkretno kup upiranja vseh deležnikov. Zato mora biti vsak tak projekt obvezno voden top-down in imeti 110% podporo top managementa. Tudi preveč demokracije ne prenese. :))


Lahko pa še kaj oz. precej več preko ZS.

Sistem za vodenje procesov podjetja ki je v celoti custom bo prevec drag in prevec zapleten. In na koncu bos moral itak integrirat s kakimi ostanki nekje. Zacni z velikimi kosi, ki jih lahko pokrijes z obstojecimi resitvami, pri izbiri katerih glej kaka je zgodba o integraciji z njimi. Postavis ERPje, CMSe, Jire al whatever pac mas in potem delas integracijo in na koncu se vse kar preostane.

@OP: Pokliči na Agitavit. Se ukvarjajo natančno s tem. Poudarek je na sodelovanju s stranko, tako da dobiš to kar rabiš oz. želiš za primerno ceno. Ne verjamem, da te bojo nategnili, saj si želijo dolgoročnega sodelovanja. Ena kratka brezplačna predstavitev pomojem ne škodi.
^{Disclaimer: Sem bivši zaposleni.}

Hvala za vse napisano. Se mi na ta način odpre precej novih pogledov oz. opcij, katere bom vsekakor moral pregledat.

In hvala za navedbo firme - jih bom kontaktiral oz. prej še malce pogooglal, da vidim njihove reference.

Začenjamo res da na nekompleksnem delu našega dela, nadaljujemo pa lahko na sisteme/procese, ki so tako blamazni, da lahko rečem, da so med kompleksnejšimi sistemi na ravni EU v tem segmentu. Skratka, zadeva sigurno ni šala/preprosta, ni pa treba da se na silo vleče tudi te sisteme v ta paket, dovolj je, da se v nek enoten sistem potegne manjše, razpršene podsisteme, ki trenutno predstavljajo kar velik del poslovnega okolja.

Kar se tiče budgeta je tako, da že preprosta analiza procesov (procesi NISO optimizirani/so popisani oz. predpisani - upam da nisem kje napisal da so optimizirani - bi pa bili v veliko večji meri kot sedaj, če bi jih morali spraviti v neke okvire/flowe) pokaže na srednji rok prihranek v smislu človeških ur (se prelije v denar), tako da to ne bi smel biti večji problem.

Se mi pa zdi, da je na tem področju (implementacija BPM ali ERP (ciljamo tudi v smeri centralizacije/optimizacije podatkov)) tako slaba uspešnost ravno zaradi tega, ker se ljudje stvari lotevajo brez večje slike (integracija različnih skupin ljudi - po domače "kulturnih razlik", kjer se "v prevodu" izgubi/izmaliči večji del prednosti, ki bi jih prinesel tak sistem). Šefi, delavci, sistemci, razvijalci, finančniki, čistilke, ipd., vsak govori svoj "jezik" in na koncu seveda pride ven čisto nekaj drugega kot je bilo najprej zamišljeno - ponavadi neuporabna zadeva (izkušeno že velikokrat).

P.S.: Absolutne podpore vodstva pa nikoli ni. So le ljudje, katere moraš ravno tako znat prepričat. Samo pravi bonbonček jim moraš dat - večkrat.

Pismu, kje so časi, ko je 'digitalizacija' bila tako enostavna, da si list papirja vstavil v scanner in pritisnil na gumb, pa si že imel dokument digitaliziran.

Danes se je pa stvar čisto izrodila...

Čist odvisno kaj rabiš (preveč na splošno opisuješ ti) ampak firme ponavadi kupijo več teh softwarov (pač vsak software za svojo nalogo, lahko pa se zgodi, da 1 software pokriva več nalog seveda) in jih povežejo med seboj z raznimi synci/web servisi, če to rabijo. Če npr en software omogoča vpisovanje na webu, drug pa omogoča kakšne izpise teh vpisanih podatkov je treba ta 2 softwara povezat - sinhronizirat podatke med njima, taki synci so pogosti. Npr zaposleni na webu vpisujejo, katere naloge so opravili za končne stranke, to pa se synca nazaj v erp/računovodski program, da se pošlje račune strankam.

Čist na novo pisat se ne splača, razen če nimaš bolj pametnega dela.

Tisto kar ti rabiš je seznam vseh teh softwarov in kaj je vsak zmožen narediti. Če ima firma 400 zaposlenih ji ne bi smel bit problem kupit par večjih kvalitetnih softwarov in vložit še nekaj denarja za custom sync med njimi. itak pa imajo take firme ponavadi kakšne zunanje It podpornike. da boš zdej ti vse sam to zrihtal ni glih realno - se boš mau pretegnil.

Čist normalno je, če firma uporablja vsaj 5 različnih softwarov za razne poslovne procese firme, povezani pa so z raznimi synci med seboj.