Sinhronizacija podatkov iz Excela v Word

Živijo,

imam precej Wordovih dokumentov, ki so oblikovani (imajo slike, besedilo, tabele...). V njih pa imam določene podatke (linkane na Excelov dokument), ki se ob vsakem odpiranju Wordovega dokumenta posodobijo iz tega Excelovega dokumenta.

Problem je v tem, da je teh podatkov precej in zadeva deluje prepočasi, za normalno delo - odpiranje in urejanje takega dokumenta je zelo, zelo počasno, na momente lahko tudi par minut neodzivno - odvisno od zmogljivosti računalnika (sem testiral na večih računalnikih). Odpiranje takega dokumenta lahko traja tudi do 20min. Sam Excelov dokument ima sedaj nekaj manj kot 9000 vrstic, Wordovi dokumenti ki so linkani na ta Excelov dokument, pa vsebujejo nekje od 150 do 250 linkov na celice iz Excelovega dokumenta.

Da bi zadevo "pohitril" sem poskušal tudi tako, da sem en Wordov dokument razelil na več majhnih (30-50 linkov na celice Excela), vendar tudi tukaj zadeva škriplje. Verjetno je problem v Excelu, ki pri taki količini podatkov in takemu številu linkov iz Worda enostavno ne zmore normalno delovati.

Ker na koncu želim dobiti pdf dokumente iz teh Wordovih dokumentov (specifično oblikovanih), me zanima, če ima kdo kakšno izkušnjo, kakšno alternativo bi lahko uporabil?
Pri vsem je pomembno to, da potrebne podatke, ki se vsake toliko spremenijo imam izhodiščno v Excelu, na koncu pa rabim pdf dokument ustrezno oblikovan (slike, besedilo, tabele) z ažuriranimi podatki.

Za vsak nasvet se vam zahvaljujem.
LP

Glede na to da uporabljaš Office bi priporočal da presedlaš na access in nato exportaš potrebne podatke direktni iz njega brez linkanja med wordom in excelom

Moje izkušnje, ne nujno, da ti bodo prišle kaj prav.

Sam uporabljam isto kombinacijo, Word za prikaz in oblikovanje besedila, iz Excela pa so podatki povezani kot žive celice. In da te potolažim, v Wordu je povezanih približno toliko Excelovih celic, kot jih opisuješ ti. Tudi pri meni Word ali Excel vsake toliko minut zmrzneta, pri čemer sem ugotovil naslednje:
- Če pustiš Excel odprt, Word shraniš, zapreš in nazaj odpreš, lahko za nekaj (10 ali več) minut normalno delaš naprej. Ni rešitev, le procesa ti ni treba ubiti in tako izgubiti neshranjene spremembe.
- Nikoli ne smeš ob odpiranju Worda samodejno posodobiti celic iz Excela (ko odpreš Word, te ta vpraša, ali želiš zunanje povezave samodejno posodobiti - klikni Ne). Če potrdiš, da Word samodejno posodobi zunanje povezave, si dober za kakšne pol ure do uro.
- Iz meni neznanega razloga najbolje deluje kombinacija Worda, shranjenega v formatu *.doc (97-2003), in Excela v formatu *.XLS ali *.XLSX (pri Excelu ni opazne razlike med "novim" in "starim" formatom). Če Word pretvorim v *.DOCX, je vse skupaj ubijalsko počasno.
- Vsake toliko časa je dobro, da iz Wordovega dokumenta odstraniš t.i. ročne povezave (File -> Edit Links to files; poišči povezave, ki so označene z Man in klikni Break link). Te ročne povezave običajno kažejo na neznane zunanje datoteke in jih Word poskuša poiskati, zato bistveno počasneje dela.

Sam sem nekaj časa nazaj razmišljal o uporabi MathCad-a, ki je bolj fleksibilen glede urejanja besedila (ne toliko kot Word), in omogoča izvajanje računskih operacij (podobno kot Excel). Problem je v tem, da je premalo natančen kot "oblikovalnik besedila" in preveč zahteven kot "razpredelnica" in je kombinacija Worda in Excela še vedno najboljši kompromis.

Ne vem, če bo kaj pomagalo, ker je nekoliko drugačen pristop....

Za obračun elektrike uporabljam excel tabele. V bistvu vse naredim v Excelu, skupaj z oblikovanjem tistega dela, katerega potem na koncu preko copy&paste prenesem v Word. (dejansko sem ta del iz Worda skopiral v excel in preko concatenate funkcij 'poštukal', da v tekstu na pravih mestih prikazuje ustrezne vrednosti iz excel tabel).

S tem se ognem vsemu linkanju in raznoraznim zgoraj omenjenim težavam.

Kot že rečeno, to zadevo ne uporabljam vsakodnevno,kaj šele večkrat na dan, ampak meni se je izkazala za sprejemljivo alternativo prekomernemu kompliciranju.
Ker imam že v excelu dodeljene ustrezne fonte in razporede 'rezultata', dejansko ta del v Wordu ne potrebuje nobenega dodatnega urejanja. Naredim zgolj paste, save in print.

Hvala vsem za odgovore.

V bistvu se gre za cenike za industrijske stroje - imam večje število strojev, ki so lahko v več variantah. V Wordu imam oblikovan cenik rezervnih delov. Za vsako varianto stroja je svoj Word dokument, ker je vsaka varianta "unikaten primer". Poleg glav in noge (ki so bolj ali manj standardno oblikovane), so še kazalo, tehnične risbe (vstavljene kot slika), tabele (s cenami za rezervne dele - to je "problematična" spremenljivka, ki se sinhronizira z Excelom). Poleg tega je lahko na poljubnem mestu dodana kakšna opomba (v smislu okvirja z besedilom, ki je sidran na stran).

Zdaj razmišljam v tem smislu, da bi v Excelu naredil za vsako varianto stroja svoj list. Tam bi "oblikoval ustrezno število potrebnih tabel" (da bi bil izgled podoben kot so sedaj v Wordu). Podatki v teh listih bi bili vezani na list s cenikom znotraj istega Excel dokumenta in bi se tako samodejno osveževali - predvsem cene. Od tu naprej bom poskusil 2 varianti:
1.) Iz Worda bi linkal tako oblikovano "tabelo" znotraj lista (v bistvu ustrezen range celic). Na tak način bi namesto 150 - 250 linkanih celic imel "samo" 15 - 20 range-ov, ki bi v Wordu izgledalo kot ena tabela. Upam,bo na ta način manj "obremenjujoče" in ne bo tako upočasnilo odpiranje in urejanje Wordovega dokumenta.

2.) Podobno kot v prvem primeru, bi iz Excel dokumenta iz ustreznega lista kopiraj & prilepi ustrezno oblikovan range celic v Word. Ta range celic v Excelu bi bil ustrezno oblikovan in posodobljen iz lista s cenikom. V tem primeru bi sicer v Wordu ne imel samodejno osveženih tabel s cenami, ampak bi moral pred vsakim izpisom v pdf kopiraj & prilepi vse "tabele" s cenami v Word. Sicer bi to pomenilo vsakič pobrisati & prilepiti od 15 - 20 "tabel", ampak še vedno manj kot ročno pregledati 150 - 250 vrstic s cenami. Malce bolj mazohnistična varianta, ampak, če ne bo drugega bo zaenkrat tudi to dobro.

Razmišljam pa tudi, če obstaja kakšna varianta, da bi v Word "povezal" cene iz podatkovne baze iz katere mi sedaj izvozijo podatke v Excel. Nekaj sem gledal, da bi se to mogoče dalo to preko ODBC-ja, samo ne vem še kako se tega lotiti oziroma, če je sploh izvedljivo...

Bom poročal kako se bo obneslo
LP

Fino, si bom zapomnil za prihodnje. Mimogrede, je kdo kaj pogledal kaj bi bil razlog, zakaj z DOC dela hitreje kot z DOCX?

Svetujem ti, da podatke vržeš v neko bazo. Ne vem s katerimi programskimi jeziki si domač, če npr. uporabljaš Python lahko uporabiš Jinja2 templating engine, s pomočjo katerega zgradiš LateX dokumente, slednje potem pretvarjaš v poljubne formate. Na ta način sem zgradil poročila za eno izmed strank in rezultat je bil presenetljivo dober.

Če imaš na voljo še kak budget sem pripravljen priskočiti na pomoč.

black ice je 13. nov 2017 ob 18:56 izjavil:

Svetujem ti, da podatke vržeš v neko bazo. Ne vem s katerimi programskimi jeziki si domač, če npr. uporabljaš Python lahko uporabiš Jinja2 templating engine, s pomočjo katerega zgradiš LateX dokumente, slednje potem pretvarjaš v poljubne formate. Na ta način sem zgradil poročila za eno izmed strank in rezultat je bil presenetljivo dober.

Če imaš na voljo še kak budget sem pripravljen priskočiti na pomoč.

Hvala za ponudbo, vendar je ta varianta, ki sem jo stuhtal sedaj več kot dobra - na ta način lahko vsak, ki vsaj malo pozna urejevalnik besedil poljubno preoblikuje/dopolnjuje dokument in se mu ni potrebno ukvarjati z nobenim programskim jezikom...
LP