☰

» »

Kako imate organizirane papirne dokumente?

Kako imate organizirane papirne dokumente?

Unknown_001 ::

V sedmih letih se je nabrala gora papirjev, ki sem jih bolj kot ne tlačil v prenosne organizatorje "akte" in kakšne mape. Organizacija je v bistvu kaos z izjemo zapiskov predavanj, ki so bili urejani sproti.

Večinoma gre za plakete, priznanja, kontrolke, izpiske iz raznih seminarjev, obsežnejša vezana poročila, ki jih zraven zapiskov predavanj nisem mešal. Želim "proper way" organizacijo, zato me zanima kako ste se tega lotili v vaših pisarnah? Zanima me, kašne rešitve uporabljate. Najbolj strightforward ideja so spet organizatorji (fascikli) ampak tu imam 2 problema:
1. Luknjanje dokumentov NE pride v poštev.
2. Vlaganje v "srajčke" mi tudi ni ravno všeč.
3. Ne bi rad, da je vseskupaj spravljeno kot solata.

Zanima me, kakšne opcije so na voljo. Na koncu bom takoalitako izbral sebi najprimernejšo.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Tr0n ::

Unknown_001 ::

Tr0n je izjavil:



Ti deluje, da bi karkoli od navedenega rad zavrgel? Papirje kamor sem pisal kakšne postopke med učenjem, razne skice in podobno na pol leta presoritram in neuporaben ološ zmečem v kurilnico.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

fikus_ ::

Lidl ali Hofer je imel nekakšne kartonaste škatle za format A4. Podobne širine kot širok fascikel, brez vpenjanja.

Unknown_001 ::

fikus_ je izjavil:

Lidl ali Hofer je imel nekakšne kartonaste škatle za format A4. Podobne širine kot širok fascikel, brez vpenjanja.

To sem pa videl, pa se dobijo kje kakšne "poceni" trde mape za vlaganje dokumentov? Mapo bi lahko označil in not vložil sorodne dokumente.

Nekaj takega mi je padlo v oko.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Zgodovina sprememb…

harmony ::

Vsake toliko casa delam doma cistko. In vsakic vrzem goro papirja stran. Iz tega sklepam, da teh papirjev nisem nikoli potreboval niti jih potrebujem v prihodnosti.

Vprasaj se, kaj bi se zgodilo, ce bi ti vi stanovanju izbruhnil pozar in bi sli vsi papirji v maloro. Bi imel zaradi tega tezave? Ce ja, potem moras ne samo na organizacijo pomisliti, temvec tudi o tem kako jih varno shraniti.

Mogoce digitalizacija?

SmeskoSnezak ::

https://www.google.com/search?q=office+...

Tega je ogromno, izberi kaj ti vsec...
Ko imas tole urejeno, pa vse skupaj se pod skener in v digitalno obliko.
@ Pusti soncu v srce... @

Zgodovina sprememb…

zee ::

Fascikel in srajčke, sortirano po ponudnikih (dokumenti, računi za komunalo, internet,...). Enkrat na leto pregledam in odstranim vse račune, ki so starejši od enega leta, in pogodbe, ki so potekle pred enim letom. Elektronske kopije so seveda trajno shranjene.
zee
Linux: Be Root, Windows: Re Boot
Giant Amazon and Google Compute Cloud in the Sky.

Unknown_001 ::

harmony je izjavil:

Vsake toliko casa delam doma cistko. In vsakic vrzem goro papirja stran. Iz tega sklepam, da teh papirjev nisem nikoli potreboval niti jih potrebujem v prihodnosti.

Vprasaj se, kaj bi se zgodilo, ce bi ti vi stanovanju izbruhnil pozar in bi sli vsi papirji v maloro. Bi imel zaradi tega tezave? Ce ja, potem moras ne samo na organizacijo pomisliti, temvec tudi o tem kako jih varno shraniti.

Mogoce digitalizacija?


Digiatlizacija... mogoče deino za backup. Digitalni dokumenti se na računalniku pozabijo in v najslabšem primeru izgubijo. Ampak večkrat se je zgodilo, da sem te stare dokumente pregledal ali pa dal naprej v kopijo, če je kdo potreboval. Izgleda bo potemtakem treba tudi digitalno hrambo uredit.

Razmišljal sem tudi o kakšnem ognjevarnem zaboju ali omarici. Saj... nekih konkretnih težav n e bi imel zaradi izgube, bi pa bila škoda kar precejšnja. Resda večinoma bolj sentimentalna ampak tudi informacije ki so zapisane so nekaj vredne. Ure ki si jih prebil na seminarjih niso ravno poceni, vse pa tudi ne gre v glavo, zato pogosto poškilim v izpiske ker najhitreje pridem do bistva. A veš... če bi po literaturi braskal 1 uro da bi nekaj razčistil ali pa če si vzamem 5 minut z pregled komentarjev izpiskov... je kar razlika.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Zgodovina sprememb…

jakan123 ::

Jaz sem si enkrat vzel čas in vse pomembne papirje skeniral. Sedaj to delam sproti. Kar je res pomembnih papirjev imam v srajčkah v aktah in pospravljeno v škatli. Ko izločiš nepomembne papirje je dosti ena akta za 5 let :)

Tr0n ::

Unknown_001 je izjavil:

Ti deluje, da bi karkoli od navedenega rad zavrgel? Papirje kamor sem pisal kakšne postopke med učenjem, razne skice in podobno na pol leta presoritram in neuporaben ološ zmečem v kurilnico.

Skeniras in unicis. Kako pa potem organiziras na disku/online storage-u je pa tvoja odlocitev. :D

Unknown_001 ::

Baaah kompliciram in se zapletam...

Ne vem kaj mi je.

Ok, torej če gremo sestavit nek načrt dela

1. Sortiranje po kategorijah
2. Vlaganje v etiketirane karton mape, srajčke in fascikle
3. Organizacija v etiketirane škatle
4. Skeniranje dokumentov
5. Urejanje po mapah in zapis na varno spravljen zunanji trdi disk.
6. Sortiranje pomembnih/nepomembnih papirjev
6.1 Nepomembne postaviti na en kup
6.2 Pomembne vložiti v ognjevarno omarico/zaboj
7. uničenje nepomembnih dokumentov
8. Brag bout success

Kakšen dodaten predlog?
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Zgodovina sprememb…

fikus_ ::

Sicer so ti že dali linke. Še nekaj predlogov:
https://www.biroteka.si/135-arhivske-sk...
https://www.biroprodaja.si/is-bin/INTER...

Unknown_001 ::

fikus_ je izjavil:

Sicer so ti že dali linke. Še nekaj predlogov:
https://www.biroteka.si/135-arhivske-sk...
https://www.biroprodaja.si/is-bin/INTER...


Super, zaenkrat hvala vsem.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

tikitoki ::

Pojdi na zdravljenje zaradi obsesivno kompulzivnega kopičenja navlake. Vsaj tako se sliši.

shadeX ::

Digitalni dokumenti se na računalniku pozabijo in v najslabšem primeru izgubijo.


Ne če jih imaš v kakšnem cloudu.

Mogoče še vprašanje: Kako točno ti bojo tile zapiski iz predavanj čez -n let koristili oz. kako jih misliš še uporabiti?

In še podvprašanje: Si prepričan, da je v zapiskih nekaj, kar Google search ne dobi v nekaj trenutkih (za razliko do kopanja določenih informacij iz teh papirjev)?

Zgodovina sprememb…

  • spremenil: shadeX ()

Unknown_001 ::

shadeX je izjavil:


Si prepričan, da je v zapiskih nekaj, kar Google search ne dobi v nekaj trenutkih (za razliko do kopanja določenih informacij iz teh papirjev)?


Če bi bil google res tako super, potem mi pojasni, zakaj se hodi na usposabljanja in izobraževanja. Glede na suveren nastop ne dvomim vate.

tikitoki je izjavil:

Vsaj tako se sliši.

Je rekel gluh.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Zgodovina sprememb…

buttcrack ::

Unknown_001 je izjavil:

shadeX je izjavil:


Si prepričan, da je v zapiskih nekaj, kar Google search ne dobi v nekaj trenutkih (za razliko do kopanja določenih informacij iz teh papirjev)?


Če bi bil google res tako super, potem mi pojasni, zakaj se hodi na usposabljanja in izobraževanja.


Za naučit nekaj so seveda seminarji (šola) top, za osvežitev znanja pa kot praviš, zapiski ali gugl...

looser ::

Poskeniraj fizični -> varno posnemi v digitalni + kategoriziraj digitalni + indeksiraj digitalni -> razreži fizični (če žiher).

Unknown_001 ::

looser je izjavil:

Poskeniraj fizični -> varno posnemi v digitalni + kategoriziraj digitalni + indeksiraj digitalni -> razreži fizični (če žiher).


PDF format bo v redu?
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

zee ::

Seveda PDF.
zee
Linux: Be Root, Windows: Re Boot
Giant Amazon and Google Compute Cloud in the Sky.

looser ::

Karkoli ti paše, to je osnovni document management, no, system.

Miha 333 ::

Če že PDF, se še toliko potrudi in shrani v format PDF/A. To je ISO standard za arhiviranje.

PunkDude ::

Ker, če ni po ISO standardu se ti dokument samouniči v desetih sekundah. Eni pa ste...

Mavrik ::

PunkDude je izjavil:

Ker, če ni po ISO standardu se ti dokument samouniči v desetih sekundah. Eni pa ste...


Ne, problem je da se samouniči po petih letih.
The truth is rarely pure and never simple.

Unknown_001 ::

Okay ... status report. 50% solate sem vrgel proč ker nikomur ne koristi + verjetno bo šlo še vsaj 20%. Ostalo bom pa spravil in digitaliziral.

Omara že lažje diha, polica pa si bo končno oddahnila.

Jutri bom ostanek spustil skozi skener, sortiral v mapo in to je to. Za občasen arhiv bo perfektno.

Q: kaj je prednost PDF/A ?
Kateri ISO standard?
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Mavrik ::

PDF/A je samo standard PDF dokumentov, ki doda nekatere tehnične omejitve. Predvsem prepreči uporabo formatov in vsebin, ki verjetno ne bodo več zanesljivo delale čez nekaj let - zaradi patentov in česa drugega. V PDF/A tako ne moreš dodati videov in zvokov, JavaScripta in drugih datotek. Prav tako morajo vse pisave biti vgrajene (ker drugače pač na drugem OSu tega ne boš mogel dobiti) in ne moreš uporabljati s patenti in cenami zaščitene kompresirane formate kot je JPEG2000. Vse te stvari načeloma povzročajo probleme, ko hočeš PDF odpreti na drugi napravi ali operacijskem sistemu.

Če samo skeniraš dokumente te to ne omejuje - shrani v PDF/A in bo datoteka berljiva še dolgo :)
The truth is rarely pure and never simple.

tikitoki ::

Unknown_001 je izjavil:

shadeX je izjavil:


Si prepričan, da je v zapiskih nekaj, kar Google search ne dobi v nekaj trenutkih (za razliko do kopanja določenih informacij iz teh papirjev)?


Če bi bil google res tako super, potem mi pojasni, zakaj se hodi na usposabljanja in izobraževanja. Glede na suveren nastop ne dvomim vate.

tikitoki je izjavil:

Vsaj tako se sliši.

Je rekel gluh.


Lej, ti kar zbiranj navlako. Zame ne bo razlike.

Unknown_001 ::

Mavrik je izjavil:

PDF/A je samo standard PDF dokumentov, ki doda nekatere tehnične omejitve. Predvsem prepreči uporabo formatov in vsebin, ki verjetno ne bodo več zanesljivo delale čez nekaj let - zaradi patentov in česa drugega. V PDF/A tako ne moreš dodati videov in zvokov, JavaScripta in drugih datotek. Prav tako morajo vse pisave biti vgrajene (ker drugače pač na drugem OSu tega ne boš mogel dobiti) in ne moreš uporabljati s patenti in cenami zaščitene kompresirane formate kot je JPEG2000. Vse te stvari načeloma povzročajo probleme, ko hočeš PDF odpreti na drugi napravi ali operacijskem sistemu.

Če samo skeniraš dokumente te to ne omejuje - shrani v PDF/A in bo datoteka berljiva še dolgo :)


Hvala za pojasnilo.

Torej če prav razumem je format omejen z namenom ostati berljiv oz. združljiv za dalj časa.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Zgodovina sprememb…

Mavrik ::

Unknown_001 je izjavil:



Hvala za pojasnilo.

Torej če prav razumem je format omejen z namenom ostati berljiv oz. združljiv za dalj časa.


Tako je, tisti /A pomeni "arhiviranje" in je pač bil standardiziran za dolgotrajno (leta in leta) shranjevanje PDFjev.
The truth is rarely pure and never simple.

Unknown_001 ::

tikitoki je izjavil:


Lej, ti kar zbiranj navlako. Zame ne bo razlike.


Čemu sploh sodeluješ?
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

tikitoki ::

Unknown_001 je izjavil:

tikitoki je izjavil:


Lej, ti kar zbiranj navlako. Zame ne bo razlike.


Čemu sploh sodeluješ?


Nastel si kup navlake, ki jo ne bos nikoli vec potreboval.

Unknown_001 ::

tikitoki je izjavil:

Unknown_001 je izjavil:

tikitoki je izjavil:


Lej, ti kar zbiranj navlako. Zame ne bo razlike.


Čemu sploh sodeluješ?


Nastel si kup navlake, ki jo ne bos nikoli vec potreboval.

Zase se brigaj. Če že jaz ne bom, bo pa mogoče kdo drug potreboval. Nisem v garsonjeri stisnjen, da bi moral na vsak klinčev kvadratni centimeter gledat.
Wie nennt man einen Moderator mit der Hälfte des Gehirnis ?

Begabt

Zgodovina sprememb…

bbbbbb2015 ::

Unknown_001 je izjavil:

V sedmih letih se je nabrala gora papirjev, ki sem jih bolj kot ne tlačil v prenosne organizatorje "akte" in kakšne mape. Organizacija je v bistvu kaos z izjemo zapiskov predavanj, ki so bili urejani sproti.

Večinoma gre za plakete, priznanja, kontrolke, izpiske iz raznih seminarjev, obsežnejša vezana poročila, ki jih zraven zapiskov predavanj nisem mešal. Želim "proper way" organizacijo, zato me zanima kako ste se tega lotili v vaših pisarnah? Zanima me, kašne rešitve uporabljate. Najbolj strightforward ideja so spet organizatorji (fascikli) ampak tu imam 2 problema:
1. Luknjanje dokumentov NE pride v poštev.
2. Vlaganje v "srajčke" mi tudi ni ravno všeč.
3. Ne bi rad, da je vseskupaj spravljeno kot solata.

Zanima me, kakšne opcije so na voljo. Na koncu bom takoalitako izbral sebi najprimernejšo.


Jaz imam priznanja, plakete, diplome posebej shranjene v eni omari, skupaj s svojo diplomo, svojim magisterijem in približno 70 diplomami.
En čas sem učil na višji šoli in sem bil mentor študentom. Ko so diplomirali, sem dobil vezano diplomo od vsakega.

Krama s faksa (vključno s kupom knjig in veznih skript in printov) se mi je zdela na začetku izjemno dragocena. Razen 10 knjig, ki so klasika (Knuth, K&R C, C++) sem vse zmetal v koš.

Če se ti to zdi škoda, vrzi v eno veliko trdo kartonsko škatlo, tako za težke tiskalnike, dol zalepi in pusti. Po 5 letih narediš prvo čistko. Po 10 letih bo vse v košu, oziroma so moji otroci zbirali stari papir.

Vsakič, ko so dobili befel v šoli, da morajo biti "prvi", sta moja dva sinova poželjivo gledala tisto faks kramo z bambi očmi.

Ko sem jima vsakič dal 20 kil krame - to je bila neomadeževana otroška sreča v kristalni obliki. Osnovna šola traja 9 let, zbirala sta neutrudno, vsa krama s podstrešja je pošla. Zdaj sta že skoraj odrasla.

Za sproti pa danes skeniram, original hranim 1-2 leti, potem pa v rezalnik.

Pogodbe hranim trajno, te ko so za večje nakupe.

Poslovno pa se vsak prejeti dopis skenira, dobi črtno kodo, ter se posortira. Originali se hranijo v fasciklih. Vsak december uničimo 11. leto. To leto bomo uničili 2008 leto. Vsi originali pa gredo v arhiv, ter bodo uničeni za 1o let. Letno se nabere za cca 40GB vsega.

Zgodovina sprememb…

bbbbbb2015 ::

Unknown_001 je izjavil:

tikitoki je izjavil:

Unknown_001 je izjavil:

tikitoki je izjavil:


Lej, ti kar zbiranj navlako. Zame ne bo razlike.


Čemu sploh sodeluješ?


Nastel si kup navlake, ki jo ne bos nikoli vec potreboval.

Zase se brigaj. Če že jaz ne bom, bo pa mogoče kdo drug potreboval. Nisem v garsonjeri stisnjen, da bi moral na vsak klinčev kvadratni centimeter gledat.


Kaj je za koga navlaka, je zelo različna definicija. V grobem, ko sem bil na začetku svoje poslovne poti< se mi je zdelo, da se papirji nabirajo z velikansko hitrostjo. In da bom vse rabil.

Čez čas sem od svojega šefa dobil nasvet, da naj se s prihodnostjo ukvarjam, ne preteklostjo. To je bil zelo dragocen nasvet.

looser ::

bbbbbb2015 je izjavil:

... da naj se s prihodnostjo ukvarjam, ne preteklostjo.

odlična misel... izgleda, da bomo tudi mi spravili ene (naše ultrastare) zadeve med surovine...

Vredno ogleda ...

TemaSporočilaOglediZadnje sporočilo
TemaSporočilaOglediZadnje sporočilo
»

LibreOffice vs InDesign

Oddelek: Pomoč in nasveti		142064 (1472) opeter
»

open pdf file with word

Oddelek: Pomoč in nasveti		102474 (2240) iDare
»

Elektronski računi 01.01.2015 (strani: 1 2 )

Oddelek: Programska oprema		6120208 (12713) prtenjam
»

Nakup tablice za srednjo šolo (strani: 1 2 )

Oddelek: Kaj kupiti		5214006 (12579) Pithlit
»

Laserski antitiskalnik

Oddelek: Novice / Znanost in tehnologija		237011 (4813) Gregor P

Več podobnih tem